Zapewnienie zgodności z przepisami (compliance)

• System zarządzania zgodnością
• Kultura zgodności oraz Kodeks Etyczny
• Organizacja i kontakt
• Program zapewnienia zgodności

Jako biznes rodzinny posiadamy długą tradycję odpowiedzialności społecznej wobec naszych klientów, dostawców, pracowników i opinii publicznej. Odpowiedzialność społeczna obejmuje również kierowanie się zawsze i wszędzie obowiązującymi nas zasadami i przepisami (compliance).
Jest to bardzo ważny element kultury naszego przedsiębiorstwa i ma dla nas najwyższy priorytet. Produkcja i sprzedaż środków farmaceutycznych została uregulowana za pomocą przepisów prawnych w celu zapewnienia dobra pacjentów. Jednak jako rodzinne średnie przedsiębiorstwo oraz lider w dziedzinie produkcji leków roślinnych, my również stawiamy sobie wysokie wymagania. Nasi klienci pokładają w nas zaufanie od ponad 80 lat. Zrobimy wszystko, aby nie zawieść tego zaufania. Nasze produkty łączą tradycyjną wiedzę z zakresu ziołolecznictwa ze zdobyczami badań naukowych nad roślinami. Dlatego nasze dążenie do systematycznego ulepszania tego, co już jest dobre, stanowi ważny element naszej wizji. Dotyczy to naszych leków, jak również procesów administracyjnych, wobec których stawiane są wysokie wymagania. Z tego względu Bionorica szybko zdecydowała się na opracowanie kompleksowego systemu zarządzania zgodnością (CMS), który jest stale dopasowywany do zmieniających się wymogów branży i szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa.

Nasz CMS – system zarządzania zgodnością

System zarządzania zgodnością (Compliance Management System) ma na celu wykluczenie naruszeń reguł, rozpoznanie niewłaściwych działań oraz odpowiednie zareagowanie na takie przypadki.
Dla poszczególnych elementów zdefiniowaliśmy różne wymagania oraz procesy, które w całości zapewniają skuteczność działań podejmowanych dla zapewnienia zgodności. Chcielibyśmy tutaj zaprezentować szczególnie ważne elementy naszego systemu zarządzania zgodnością.

Nasza kultura zgodności - Kodeks Etyczny jako wytyczne dla codziennych działań

O skuteczności systemu zarządzania zgodnością (CMS) decyduje przede wszystkim nastawienie kadry zarządzającej oraz pracowników (kultura zgodności). Odpowiednia kultura zgodności panuje, jeżeli kadra zarządzająca i pracownicy będą pamiętali, że przestrzeganie wytycznych zewnętrznych i reguł wewnętrznych stanowi ważny element codziennych czynności. Zapewnienie wspólnego zrozumienia roli odpowiedzialnego i spójnego działania jest więc istotnym celem systemu zarządzania zgodnością.

Bionorica stworzyła wewnętrzny kodeks etyczny w celu wyznaczenia międzynarodowych standardów zachowania pracowników. Kodeks Etyczny Bionorica SE stanowi zbiór reguł, których należy przestrzegać w codziennych działaniach. Opisuje on nasze reguły etyczne oraz określa wytyczne dotyczące działań, podejmowania decyzji i zachowania.

Oto osiem najważniejszych punktów naszego Kodeksu Etycznego:

• Mamy szacunek dla natury i ludzi.
• Jesteśmy godnymi zaufania, uczciwymi partnerami, którzy działają zgodnie z przepisami i zachowaniem wzajemnego szacunku. Kluczem do sukcesu jest dla nas ścisłe przestrzeganie zasad etycznych.
• Prowadzimy badania, aby dążyć do lepszego, bardziej zielonego świata. Dzięki fitoinżynierii przybliżamy ludziom terapeutyczną i pozwalającą na utrzymanie zdrowia moc natury.
• Dzielimy się naszą wiedzą w ramach działań edukacyjnych i informacyjnych. Przy współpracy z gremiami specjalistycznymi przestrzegamy zasady przejrzystości, równoważności i dokumentowania.
• W działaniach kierujemy się zasadą zrównoważonego rozwoju i bierzemy na siebie odpowiedzialność społeczną. Angażujemy się na rzecz społeczeństwa i nauki, ochrony środowiska i klimatu, naszych pracowników i młodzieży.
• Stawiamy na wieloletnią, uczciwą współpracę, w ramach której przestrzegane są prawa człowieka i zapewnione są godziwe warunki pracy na całym świecie.
• Unikamy konfliktu interesów pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.
• Promujemy kulturę przedsiębiorstwa, w której kładzie się nacisk na wyrównanie szans oraz zabezpieczenie dóbr osobistych pracowników, zwłaszcza na wzajemny szacunek.

Kodeks etyczny dla naszych kontrahentów

Pragniemy, aby również nasi kontrahenci przestrzegali naszych standardów.  Oczekujemy od nich przestrzegania przepisów i reguł etycznych. Dlatego też oprócz wewnętrznego Kodeksu Etycznego stworzyliśmy Kodeks Etyczny dla Kontrahentów. Zobowiązanie do jego przestrzegania jest elementem umowy zawieranej z dostawcami. W celu zapewnienia, że kodeks jest przestrzegany, zastrzegamy sobie prawo do przeprowadzania kontroli, a w razie naruszeń do odpowiedniego zareagowania na stwierdzone nieprawidłowości.

Program zgodności – Praktyczne wytyczne

W oparciu o zidentyfikowane ryzyka opracowujemy wytyczne i procesy pozwalające sprostać wyzwaniom w zakresie zgodności, pojawiającym się w codziennej pracy. Są one uregulowane w wiążących dla naszych pracowników regulaminach i instrukcjach. Przestrzeganie opisanych reguł jest zapewnione także dzięki odpowiednim czynnościom kontrolnym, do których należy np. konieczność uzyskania zgody lub zasada czworga oczu.